Dropbox: Cos’è e come funziona

Se per ragioni di lavoro sei abituato a condividere una discreta miriade di file o se semplicemente non sai come inviare ai tuoi compagni di viaggio le 2.500 foto scattate durante la vostra ultima vacanza in Messico, non c’è dubbio che troverai in Dropbox uno strumento fondamentale e un fedele alleato per velocizzare il lavoro snellendo il processo di condivisione.

Cos’è Dropbox

Dropbox è per prima cosa un servizio di file hosting, ossia un servizio di rete grazie al quale è possibile allocare nel cosiddetto host (il web server) file, rendendoli così disponibili per la condivisione. La sua prima versione risale al lontano 2007 quando il suo fondatore, Drew Houston, ex studente del MIT, concepì l’idea dopo aver dimenticato per l’ennesima volta di portare con sé la sua pennetta USB.

Nel 2019 la piattaforma cloud ha raggiunto più di 500 milioni di utenti: niente male per uno studente che cerca di porre rimedio alle sue distrazioni. 

L’utilità di questo servizio ha poi innumerevoli sfaccettature: oltre alle tante possibilità di condivisione per i professionisti e per i singoli, Dropbox ti tornerà utile per salvare i tuoi file in caso di passaggio a un nuovo computer o se devi lavorare da più dispositivi avendo sempre a disposizione i tuoi contenuti, per le funzioni di backup, per condividere con gli amici le tante foto scattate in vacanza o durante un matrimonio, per file di grandi dimensioni che non riesci a caricare sulla mail, per non occupare la memoria del tuo dispositivo o per qualsiasi cosa tu debba fare quando sei in movimento, visto che è possibile scaricare anche l’applicazione mobile.

Quanto costa?

Dropbox offre diversi piani tariffari a seconda delle esigenze dell’utente e un profilo Basic gratuito con 2 GB di spazio di archiviazione, dedicato a chi usa la piattaforma saltuariamente o desidera semplicemente provarne le funzionalità.  Poi ci sono i piani a pagamento pensati per chi lavora singolarmente o in team.

La versione Plus è l’evoluzione per chi inizia con il profilo Basic e offre 2 TB di spazio di archiviazione mentre la versione Professional ne offre 3. Per quanto riguarda i team invece, è possibile scegliere tra il piano Standard e quello Advanced, con la differenza che il primo mette a disposizione 3 TB di spazio mentre il secondo offre spazio illimitato. 

Se hai intenzione di sottoscrivere un abbonamento a Dropbox, tieni in considerazione che con la fatturazione annuale si risparmia sempre e i prezzi vanno dai €9,99 al mese del PLUS ai €16,58 del Professional, passando per i €10 al mese del piano Standard e i €15 al mese del piano Advanced.

C’è da dire che le funzionalità e gli strumenti offerti per i piani sono abbastanza bilanciate e, spazio di archiviazione a parte, le differenze non sono poi così rilevanti sebbene il profilo Advanced disponga ovviamente di un maggior numero di opzioni, soprattutto per quanto riguarda la gestione dei team. 

È importante sottolineare che tutti i piani offrono una prova gratuita: puoi provare gratis Dropbox Professional per 14 giorni mentre le versioni business dedicate ai team sono disponibili in prova per 30 giorni. Inoltre, l’assistenza prioritaria via email è disponibile per tutte le tipologie di utente.

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È semplice da usare?

Utilizzare le funzioni principali di Dropbox è estremamente semplice e intuitivo e puoi farlo in maniera immediata da qualsiasi piattaforma o dispositivo. Se hai bisogno di condividere uno o più file, non dovrai far altro che andare sul sito e registrarti, scegliendo la tipologia di account che più si confà alle tue esigenze.

Una volta creato l’account, potrai iniziare a condividere subito i tuoi file usufruendo della tecnologia di sincronizzazione migliore al mondo. Il bello è che una volta caricati i contenuti da condividere sarai tu a decidere come gestirne la fruizione: potrai creare dei link, proteggerli con delle password, definire scadenze per l’accesso temporaneo o disattivare il download.

È sicuro?

La sicurezza di Dropbox è certamente uno dei suoi punti di forza, subito dopo la sua tecnologia di sincronizzazione. Condividere file o cartelle infatti non solo non è mai stato così facile ma non è mai stato neanche così sicuro! Grazie alla crittografia AES a 256 bit per la protezione dei file archiviati e all’uso di protocolli SSL/TLS per il transito dei dati, Dropbox salvaguarda i tuoi contenuti su più livelli. Grazie al server di metadati, al server di archiviazione e al servizio di notifica, il profilo di sicurezza di questa piattaforma non lascia nulla al caso garantendo ai suoi utenti protezione e affidabilità senza eguali.

E se i tuoi contenuti dovessero finire nelle mani sbagliate? Niente paura, con Dropbox hai la possibilità di cancellare i file da remoto in qualsiasi momento.

Come iniziare a utilizzarlo

La prima cosa da fare se vuoi utilizzare Dropbox è registrarti al sito e per farlo ci vuole davvero un attimo. Scegli la tipologia di piano più adatta a te e alle tue necessità di archiviazione/condivisione e inizia subito con il periodo di prova. Ti basterà inserire nome, cognome, email e creare una password.

A questo punto, puoi iniziare da subito a caricare i tuoi file o cartelle e decidere se metterli o no a disposizione di altri utenti condividendo semplici link. Inoltre, potrai disporre di tutti i tuoi contenuti anche in movimento: infatti basta scaricare gratuitamente l’applicazione mobile di Dropbox per accedere e gestire tutto in maniera dinamica e da ovunque ti trovi.

La configurazione di Dropbox sul tuo computer invece è un processo abbastanza semplice. Tutto quello che devi fare è scaricare l’app dal sito Web e installarla sul tuo computer.

Una volta installato, apri l’applicazione e accedi con le credenziali del tuo account. Puoi quindi trascinare e rilasciare i file nella cartella desiderata per caricarli o sincronizzarli con altri dispositivi collegati al tuo account.

Cosa succede se smetto di pagare?

Se hai sottoscritto un profilo a pagamento Dropbox e, per un motivo o per un altro, stai per sospendere il pagamento ti starai sicuramente chiedendo che fine faranno i tuoi contenuti nel timore che vadano persi per sempre. Fermo restando che prima di interrompere l’abbonamento puoi trasferire altrove i tuoi file, non hai comunque di che preoccuparti visto che questi resteranno tutti accessibili e scaricabili.

Quello che non avrai più a disposizione se non rinnovi l’abbonamento una volta scaduto è lo spazio di archiviazione e quindi non potrai più aggiungere e sincronizzare nuovi file. Se poi vorrai recuperare i privilegi relativi al tuo precedente profilo, non dovrai far altro che riprendere i pagamenti.

Cosa succede se raggiungo il limite?

Il tuo profilo Dropbox è sul punto di raggiungere il limite di spazio di archiviazione? Se la risposta è sì, hai a disposizione più di una possibilità per aumentare le capacità del tuo account. La prima è certamente la più ovvia, ma siccome non vogliamo tralasciare nulla è bene farne una seppur breve menzione: eliminare i contenuti più datati che ormai non ti servono più o trasferirli su un dispositivo.

Qualora questo non fosse possibile perché ogni contenuto sul tuo Dropbox è indispensabile e non puoi proprio liberartene puoi ricorrere ad altre soluzioni. Infatti, chi si cimenta nella lettura completa della guida di Dropbox, fa il tour della piattaforma, installa Dropbox sul pc, esegue uno spostamento di file verso la propria cartella, lo installa su altri computer, condivide con amici e colleghi, invita amici e colleghi ad iscriversi o lo installa sul proprio dispositivo mobile, riceve un bonus in Megabyte abbastanza allettante a seconda delle attività eseguite.

Se invece hai già usufruito di queste ricompense o se hai bisogno di molto più spazio di archiviazione e ti occorre subito, non ti resta che effettuare l’upgrade del tuo account passando da Basic a Plus o da Plus a Professional. Nel caso in cui dovessi aver bisogno di spazio illimitato la soluzione che fa per te è il piano Advanced di Dropbox business.

Come posso ripristinare i file?

Con Dropbox i tuoi file sono protetti anche da modifiche o cancellazioni accidentali visto che ti offre la possibilità di accedere a una cronologia che va da 30 a 180 giorni, a seconda del profilo utente, nella quale potrai disporre delle versioni precedenti e dei contenuti già eliminati. Se per qualsiasi motivo (virus con ransomware e simili) dovessi avere difficoltà nell’accedere al tuo dispositivo, tutti i profili sono dotati della funzionalità Dropbox Rewind che consente di annullare le modifiche in caso di imprevisti riportando una cartella o addirittura un account a uno stato precedente. Si tratta di una funzione disponibile solo per account Plus e Professional ma che presto sarà implementata anche nei profili business.

Come creare una cartella con password su Dropbox?

Con Dropbox è facile condividere file e cartelle ma certe volte possono finire nelle mani dei malintenzionati. Per questo una buona prassi è di proteggere questi file e cartelle con una password.
Per farlo, segui questi passaggi.

1. Accedi a Dropbox.com.
2. Seleziona l’opzione “Condividi” accanto al nome del file o della cartella che desideri condividere.
3. Fai clic su “Impostazioni collegamento”.
4. Seleziona “Solo persone con la password”.
5. Vai su “Imposta una password” e digita la password che desideri utilizzare per proteggere il link condiviso.

Qual è la differenza tra DropBox e altri servizi di archiviazione cloud?

Ci sono attualmente molti servizi simili in circolazione. Uno tra i più famosi e’ Google Drive.

Google Drive è la risposta di Google a Dropbox, ma presenta alcune differenze fondamentali. Una differenza fondamentale è che Google Drive offre 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, che è più di quello che offre Dropbox.

Un’altra differenza tra DropBox e Google Drive è che Google Drive ti consente di condividere file con altri senza dover inviare loro un’e-mail o scaricare prima il file separatamente.

Conclusione

Le possibilità di condivisione proposte da Dropbox sono a dir poco innumerevoli con una protezione a 360 gradi che permette all’utente di affidare alla piattaforma i propri contenuti in tutta tranquillità e con una facilità estrema. I profili a pagamento poi dispongono di una gamma di funzionalità indispensabili sia per chi lo utilizza per finalità individuali che per chi lavora in team, a livello di produttività e condivisione ma soprattutto di gestione.

Stando a quanto riportato da Forbes, ad oggi la user-base di Dropbox ha raggiunto quota 500 milioni di utenti attivi, mentre sono 11,5 milioni gli utenti che ne usufruiscono a pagamento. Tra i suoi utilizzatori aziendali più importanti, Dropbox vanta, tra gli altri, nomi del calibro di National Geographic, Yahoo e Under Armour.

E tu hai già un account Dropbox? Lo utilizzi più per finalità personali o professionali? Come ti trovi?