E se ci fosse una maniera per migliorare l’impresa senza incrementare lo sforzo o i costi?

C’è, si chiama business process automation ed è una strategia che fa largo uso di software e procedure automatiche per fare tutte quelle cose che altrimenti avresti dovuto fare tu manualmente con costi più elevati.

Certe cose un software non le può fare sebbene mi riesce difficile pensare cosa ormai.

Col tempo l’uomo diventerà sempre più sostituibile anche in quei processi dove si pensava fosse indispensabile.
Intanto noi possiamo automatizzare la nostra impresa con alcuni utili strumenti, software e servizi.

1. Automatizza la email

La email è uno degli strumenti più importanti oggigiorno, non solo per gli esperti di marketing ma per tutte le imprese in generale.

Il problema maggiore che tutti abbiamo è che la email porta via anche il nostro tempo. Certe volte troppo tempo.

Io ad esempio utilizzo Boomerang per automatizzare certi invii. Puoi impostare l’orario di invio, il secondo invio nel caso non fosse arrivata o non letta al primo tentativo e via dicendo.

Cosi puoi scrivere tutte le email in una sola volta e non pensarci più. L’interruzione uccide la produttività.

Oppure se hai bisogno di inviare una grande quantità di email o di gestire una newsletter puoi usare Aweber.

E per un servizio assolutamente professionale per chi ha grandi esigenze di automazione c’è Infusionsoft

2. Automatizza i social media

Sebbene i social media siano prima di tutto un modo che hanno le aziende per instaurare una conversazione con i potenziali clienti non dovrebbe limitarsi alla conversazione robotica.

Infatti se i tuoi clienti percepiscono che il tuo sistema di conversazione è automatico perderanno interesse nella relazione con la tua azienda.

In linea generale ciò che funziona di sicuro è la spontaneità. Ed è assolutamente raro trovarlo in un brand.

Le cose che puoi invece automatizzare per rendere la tua comunicazione più veloce ed efficace sono:

Le tempistiche Usando strumenti come HootSuite o Bufferr puoi decidere quando pubblicare il tuo status su Facebook, il tuo tweet su Twitter o il tuo post su Google+.

Cosi puoi creare in un giorno i messaggi social per tutta la settimana se non tutto il mese.

Sebbene certe perle si possono cogliere solamente se si è vigili come nel caso di Oreo durante il Super Bowl americano.

Il loro tweet creato dall’agenzia di digital marketing 360i è tra i tweets più famosi della storia con attualmente più di 15000 retweets.

E’ andata cosi. Durante il Super Bowl c’è stato un blackout al quale l’agenzia ha risposto con questo tweet. “Niente luce? Nessun problema. Puoi ancora saltare nel buio”

Quando si dice “cogliere l’attimo”.

3. Automatizza WordPress

WordPress è un straordinario CMS ed ha ogni tipo di componente aggiuntivo per automatizzare il lavoro ed essere più efficienti.

Chi usa WordPress per tenere un blog lo sa che tra i problemi maggiori è lo spam nei commenti.

Un componente veramente utile in questo caso che cestina lo spam in automatico senza cestinare anche i commenti veri è Anti-spam oppure Akismet.

Cosa succede invece se fai un aggiornamento e il sito va in tilt?

Per prepararti ad ogni evenienza la cosa migliore è di creare un sistema di backup.

In questo caso per WordPress c’è questo plugin che esegue tutto in automatico.

Oppure se hai diversi articoli da pubblicare WordPress ti permette di inserire la data esatta per la pubblicazione e il CMS fa tutto da solo.

Ovviamente controlla bene la preview per assicurarti che l’articolo non abbia errori.

4. Lead generation

Se a fine giornata non hai una lista di leads per la tua attività allora è un problema.

E’ un problema perché ogni attività per esistere deve avere un costante afflusso di leads.

Per leads intendo quei potenziali clienti che hanno espresso interesse nella tua attività, ad esempio ti hanno contattato via formulario di contatto.

Per automatizzare la lead generation puoi ovviamente come ho già detto inserire un formulario di contatto.

Se vuoi tracciare la provenienza e altre informazioni sui leads puoi benissimo impostare tramite Google Analytics gli obiettivi. Con ciò puoi misurare anche il tasso di conversione.

Crea prima delle Landing Pages

5. Commenti

Se scrivi articoli per il blog vorrai probabilmente dare la possibilità a chi ti legge di commentare. Puoi farlo installando questo plugin per WordPress.

Questo è uno di quei vantaggi ad usare WordPress… abbondanza di plugins.

Non usare mai programmi per pubblicare commenti di massa sui blog altrui. E’ spam ed è controproducente perché rischi di essere penalizzato.

6. Calendario editoriale

Nell’era del content marketing avere un calendario editoriale è importante. I canali di marketing sono sempre più numerosi e richiedono lo spostamento o adattamento dei contenuti in continuazione.

Con il calendario editoriale saprai che cosa pubblicare, dove, quando e chi è coinvolto nel processo.

Puoi usare strumenti a pagamento come Kapost oppure se usi WordPress puoi usare Editorial-calendar.

7. Usa IFTTT

IFTTT è un servizio che ti permette di automatizzare più servizi tra di loro ed impostare le cosiddette “ricette”.

Ad esempio puoi dire al servizio che “ogni volta che scatti una foto con Instagram la vuoi salvare su Dropbox” oppure “ogni volta che pubblichi un nuovo articolo con WordPress lo vuoi condividere subito su Twitter” e via dicendo.

Le combinazioni che puoi fare sono infinite e dipende molto dalle tue esigenze del momento e da come è strutturato il tuo business.

Se hai bisogno di una mano eccoti 101 ricette pronte all’uso.

8. Recensioni

L’importanza delle recensioni spesso viene dimenticata e la maggior parte dei siti non utilizzano questa strategia per generare nuova clientela.

Puoi usare servizi come GetKudos per raccogliere le recensioni social positive sulla tua azienda e automaticamente averle pubblicate sul tuo sito web.

Per un sito e-commerce può essere un vero e proprio generatore di contenuti utili anche per il SEO.

9. La ricerca e lettura

Per creare nuovi contenuti continuamente hai sempre bisogno di effettuare delle ricerche, di leggere o catalogare per un utilizzo futuro.

Puoi usare Pocket per tener da parte cose che vuoi leggere in un secondo momento.

Se hai un calendario editoria curato sicuramente saprai quali sono i contenuti che intendi produrre in futuro, perciò questo servizio ti può aiutare.

10. Automatizza la firma

Molto del nostro tempo lo perdiamo negli incontro con i clienti per la firma dei vari documenti.

Per ovviare a questo e dedicare il tuo tempo ad altro puoi usare il servizio EchoSign di Adobe.

Un servizio di firma elettronica molto utile e pratico.

11. Hashtags

Sai perfettamente quanto gli hashtag siano importanti in una strategia social. Il trucco è di sapere sempre riconoscere a tempo gli hashtag popolari e cavalcare l’onda.

Puoi usare il servizio Tagboard per trovare gli hashtag popolari o quelli di tuo interesse sui diversi social media.

12. Automatizza le ricevute e fatture

Più un’impresa è grande più tempo si perde a raccogliere, catalogare ed inserire i dati delle varie ricevute nei software contabili.

Perché non mandare queste ricevute ad un’azienda che si occuperà di tutto per pochi spiccioli?

Questo è un servizio utile che offre Shoeboxed.

E’ una maniera pratica per automatizzare un processo lento e noioso come quello delle ricevute. Inoltre il tuo contabile avrà magari da fare cose ben più utili.

Oppure puoi gestire le normali fatture, inviarle via email e riscuotere tramite carta di credito con FreshBooks

13. Relazioni con la clientela

Difficilmente un’impresa riesce a sopravvivere generando solo nuova clientela. Ha bisogno anche di mantenere una solida base di clienti fedeli.

I clienti fedeli sono sempre pronti ad acquistare i nuovi prodotti che produci. Pensa ai fans della Apple ad a esempio. Quello e’ l’esempio classico di fedeltà alla marca.

In tutto questo un ruolo centrale lo ha la politica aziendale di relazioni con la clientela.

Come l’azienda mantiene il rapporto con i clienti, come si svolge la comunicazione, come vengono risolti i problemi dei clienti e via dicendo.

Puoi automatizzare questo processo di customer care and support puoi usare un ottimo servizio come ZenDesk.

14. Automatizza i preventivi

Se sei solito a mandare i preventivi saprai sicuramente quanto sia stancante e quanto tempo ci si perda nel farlo alla vecchia maniera.

Puoi automatizzare questo lavoro con Bidsketch, un servizio che ti permette di creare i tuoi preventivi in tempi rapidi e aumentare la conversione.

Il cliente può accettare, firmare e saldare il preventivo direttamente nella sua interfaccia.

Inolte puoi avere comodi reports con i quali valuterai la tua prestazione.

15. Automatizza la contabilità

Se stai facendo ancora tutto con i files Excel sei rimasto indietro. Con strumenti on the cloud per la contabilità tutto risulta più semplice, tutto a portata di mano e soprattutto più automatizzato.

Puoi provare soluzioni come Xero e vedere la qualità del tuo lavoro contabile migliorare. Con il servizio puoi impostare la fatturazione automatica e sapere se è stata aperta oppure no.

Puoi raccogliere il pagamento della fattura, visionare la situazione tramite le apps mobile, aggiungere più utenti per la collaborazione e molto altro.

Conclusione

Cambiare il nostro sistema di lavoro per un altro non è mai una scelta facile. Si rischia di andare verso il peggio mentre ciò che si conosce è sicuro.

Questo è un trucco della mente ed è una delle principali cause del fallimento delle imprese. Il non voler cambiare. Il non mettere in discussione il proprio approccio lavorativo.

Abbracciando invece la cultura del cambiamento non ci si assicura un futuro sicuro ma senz’altro si evita l’immobilismo.