Oggigiorno puoi automatizzare quasi tutto.

Dalle attività alle notifiche, dalla comunicazione alla sincronizzazione.

Il problema e’ che ci sono infinite metodologie e tecnologie sul mercato.

E la cosa si complica se non sei disponibile ad investire.

Ma non temere, ci sono soluzioni per ogni budget.

Stabilisci un obiettivo

Tentare di automatizzare senza una vera motivazione e’ un errore.

Hai bisogno di un obiettivo ben pianificato.

Quale obiettivo vale la pena di raggiungere? Come vedi la tua impresa tra 5 anni se la automatizzi?

Quindi, cerca di identificare un obiettivo e tenta di raggiungerlo.

Identifica il processo chiave

Ogni impresa e’ un insieme di processi.

Più è grande l’impresa più sono vasti e complessi.

Identifica il processo chiave che necessita di essere automatizzato.

Poi dovresti mappare tutti i tuoi processi.

Un buon strumento per questo e’ Microsoft Visio.

E’ uno strumento molto utilizzato per questo tipo di compito. Sopratutto dalle grandi aziende.

Decidi quali compiti automatizzare

Una volta che hai messo le fondamenta devi decidere cosa automatizzare.

Non puoi automatizzare tutto. Deve decidere cosa e’ prioritario.

Su cosa vale la pena di focalizzarsi con il tempo e con i capitali.

In genere le aziende automatizzano per essere più efficienti e risparmiare sulla manodopera.

Quindi, cosa deve essere automatizzato?

Podcast correlato: Come ridurre i costi di marketing

Automatizza la comunicazione

Tra le primarie cose da automatizzare e’ la comunicazione.

Ogni tipo di comunicazione sia interna che esterna.

Ad esempio creare una mailing list puo’ essere un efficiente metodo per comunicare con un vasto numero di clienti e dipendenti.

Puoi utilizzare dei Chatbot per rispondere alle comuni domande dei clienti.

Oggigiorno sono molto efficienti e possono rispondere alla maggior parte delle domande dei clienti.

Non sono ancora in grado di sostituire completamente un essere umano. Forse tra cinque anni.

Rendi la condivisione dei documenti semplice

Agli inizi del Web era difficile condividere i documenti

I servizi On The Cloud come Google Drive, Dropbox o Microsoft OneDrive dovevano ancora nascere.

Quindi, ci si doveva arrangiare.

Ad esempio, i file si condividevano semplicemente inviandoli via email. Ma solo se erano di piccole dimensioni.

Oppure nelle aziende più grandi si utilizzavano delle reti interne ma quasi sempre in precarie condizioni.

Insomma, non era efficiente ma era l’unica cosa disponibile.

Oggi basta aprire un account con Google Drive e avere subito strumenti facili di condivisione On The Cloud..

Che puoi anche automatizzare con Zapier, IFTTT e Microsoft Power Automate.

Ricorda al cliente il carrello abbandonato

Hai inviato una newsletter nella quale pubblicizzi il tuo nuovo prodotto.

La newsletter è stata aperta e letta. Hanno cliccato sul link e visitato la pagina del prodotto.

Hanno messo il prodotto nel carrello ma non hanno concluso la transazione.

Forse il potenziale cliente ha cambiato idea? Forse c’è stato un problema tecnico?

Gli studi dimostrano che circa 2/3 degli acquirenti online abbandonano il carrello.

Ma tu non demordere. Se hanno lasciato una email di contatto li puoi riportare sul sito web.

Una sequenza di email in automatico puo’ essere inviata appena il cliente abbandona il carrello.

La maggior parte delle aziende tecnologiche utilizza questo metodo per completare la transazione

Perche’ sanno che la maggior parte dei carrelli abbandonati possono essere recuperati. Basta sapere come.

Usa l’intelligenza artificiale

L’intelligenza artificiale e’ la cosa più importante che sia mai stata creata.

Al momento il suo impatto e’ limitato perche’ e’ ancora in fase embrionale.

Ma nei prossimi anni si apriranno dei mercati dal valore di trilioni di euro. E l’impatto dell’AI sarà immenso.

Ad oggi esistono delle tecnologia basate sull’AI che ti possono aiutare.

Il tuo team può risparmiare tempo e capitali utilizzano l’intelligenza artificiale nella gestione dei dati e nella creazione dei rapporti.

Con strumenti AI come Jasper puoi ridurre la quantità di tempo dedicata nella creazione di contenuti.

L’automazione è una strategia a lungo termine. Quindi non tentare di stravolgere il tutto in una volta.

Considera lo stato attuale della tua azienda.

Dove sono i colli di bottiglia? Dove c’è un dispendio di capitali senza ROI?

Considera come puoi automatizzare queste attività in modo tale da creare un cambiamento positivo.

Usa strumenti di pianificazione dei social media

Se sei uno che pubblica contenuti con regolarità allora sai quanto tempo viene occupato da questa attività.

Ecco perché automatizzare questa parte e’ importantissimo.

Con l’aiuto di uno strumento di pianificazione dei social media, il tuo team può pianificare in anticipo la creazione di contenuti accattivanti e pubblicarli automaticamente sui tuoi canali più importanti.

Automatizza attività banali

Ci sono attività che non piacciono a nessuno nel tuo team.

Ma gli algoritmi non ha preferenze. Svolgono con lo stesso entusiasmo ogni compito assegnato.

Prova ad utilizzare strumenti come Zapier per automatizzare attività banali o ripetitive.

Ad esempio, ogni volta che pubblichi un articolo su WordPress, in automatico Zapier pubblica un tweet su Twitter con il link al tuo articolo.

Lascia che Zapier twitti al posto tuo in alcuni casi.

Puoi usare questo strumento per sincronizzare moltissime altre attività in azienda.

Dipende tutto dalla tua creatività nell’usare questo strumento.

Individua e recupera le informazioni di accesso dimenticate

Gli amministratori IT di qualsiasi organizzazione concordano sul fatto che la modifica delle password e’ assolutamente importante

Se gli utenti non riescono ad accedere al sistema tutto il loro lavoro viene bloccato.

E se questo accade possono perdere facilmente la pazienza nell’attesa che qualcuno risponda dal Help Desk.

Per questo bisogna automatizzare questo processo. Un servizio comodo e’ Azure Active Directory.

Lo sblocco automatico dell’account per gli utenti bloccati e la reimpostazione automatica della password per le credenziali scadute sono alcune delle funzionalità di Azure Active Directory.

Garantisce che gli utenti riottengano prontamente l’accesso ai propri account di dominio.

Lo sblocco dell’account o la reimpostazione della password diminuisce il numero di chiamate all’help desk.

Azure Active Directory genera automaticamente report sui blocchi degli account, sulle password utente scadute e sulle password utente che stanno per scadere.

Automatizza il processo di onboarding

L’onboarding è l’ultimo passaggio del processo di assunzione e il suo obiettivo è aiutare il nuovo lavoratore a conoscere l’azienda.

Dal momento in cui il dipendente accetta l’offerta di lavoro fino alla fine dei primi 90 giorni di lavoro, questo periodo di tempo è in vigore.

Poiché sono così ripetitivi, i processi di onboarding funzionano bene quando vengono eseguiti da un computer.

Puoi automatizzare il tuo processo di onboarding facendo cose come: Crea documenti legali e di conformità e inviali automaticamente ai nuovi assunti tramite e-mail.

Avere account importanti e accesso a strumenti e sistemi configurati automaticamente per te.

Sincronizza i dati dei dipendenti su tutti i sistemi che ne hanno bisogno per ridurre la quantità di immissione manuale.

Automatizzando il più possibile il processo di onboarding, le risorse umane avranno meno lavoro da fare e i nuovi dipendenti si divertiranno.

Conclusione

Come avrai notato crescere la propria impresa non è poi così semplice. Dopotutto la tua azienda non è l’unica sul mercato.

Ci sono dei concorrenti agguerriti e dotati di tecnologia di ultima generazione. Pronti a tutto pur di soffiarti un cliente.

E tu hai bisogno di un aiuto.

Da solo non puoi farcela. Questa non è una partita a tennis. È un gioco di squadra.

E quale miglior compagno di squadra di un algoritmo o di un robot. Disponibile a lavorare per te senza lamentarsi 24 ore al giorno 365 giorni all’anno.

Articolo correlato: 15 Modi per Automatizzare l’impresa